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如何帮助员工做好计划和时间管理?

时间:2019-10-24 06:41 A周金祥

摘要:北京时间2019-10-24 06:41 A周金祥为您报道关于【如何帮助员工做好计划和时间管理?】的具体情况和说明,fjshuchi.com频道A周金祥君以图文形式为您慢慢道来,本文关注焦点《》。

※问题导入※

章小万每次都能提前完成任务,这让小鑫很纳闷:“你是怎么做到的?”章小万笑着说:“我就是接到任务的时候,会做好规划,比如多少天完成,每天完成多少,甚至细分到每小时完成多少。这样我就能够管理好自己的时间,效率自然就上去了。”

对于新生代员工而言,他们并不喜欢做计划和时间管理,他们觉得这种事情对他们来说是一种约束,限制了自己的自由,会给自己造成压力。但是,工作时间占据着每个人生命的近三分之一,员工如果不善于管理工作时间,会导致工作陷入混乱和无序,从会导致团队的执行力降低,影响团队的发展。

美国心理学家威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种员工对待时间的态度:“这件工作必须完成,它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。这两者对于时间的态度,前者是消极的,后者是积极的。

在工作中,这种心态有不同的体现是,当员工遇到比较厌烦或者难度较大的工作的时候,积极对待工作和时间的员工,能够迅速调整自己的心理状态,做好计划安排,珍惜工作时间,勇敢的踏出第一步把难做的工作做完;而消极的员工,则会先把其他容易做的工作做完,把最不好做的工作放到最后,能拖则拖,无法再拖延时就草率的把工作做完,导致不但工作效率差,而且工作成果不太好。

不懂得做计划,不会安排时间的员工,其自身存在很多问题:

Ø 不管生活还是工作,员工都没有养成做计划的习惯,没有时间观念。

Ø 员工心理存在惰性,不会自我调整心态,放任自己。

Ø 员工不懂得及时向领导或同事寻求帮助。

同时,管理者在管理过程中也存在一些问题:

Ø 管理者给员工安排工作,但没有确定工作完成时间和设置工作节点。

Ø 管理者没有时时跟进,没有在工作节点上时时监督员工的完成情况。

Ø 管理者对员工的情绪没有及时进行调节。

如何帮助员工做好计划和时间管理?

(1)做好详细的工作计划

Ø 列目标。时间管理的目的是让员工在最短时间内实现更多目标,例如,管理者可以要求员工把必须要达到的目标列出来,从这些目标当中找出核心目标,并按照目标的重要性进行先后排序,并一一完成。

Ø 制定详细计划。为了完成这些目标,管理者需要制详细的计划,并结合日程计划,建立一份工作事项清单,明确清楚地知道每一天必须完成的任务。例如,,管理者希望九月份团队创收50万元,那员工就要按照这个目标来给这个任务制定计划。

(2)收集资料,完善计划

在明确理解了工作目标后,下一步就是收集资料,找到完成计划需要的资源,然后制定出符合SMART原则的计划。SMART原则中S代表具体的(Specific),M代表可度量的(Measurable),A代表可实现的(Attainable),R代表相关性的(Relevant),T代表有时间限制的(Time-bound)。根据SMART原则初步制定几个草案。如下图。

步骤

内容

酒店经理九月份目标范例

1.目标是什么

要实现的目的和目标

增加入住的人数,提高酒店的利润。

2.达到什么样的程度

达到什么样的质量,状态和情况

入住人数突破2000人,利润达到100万元。

3.怎么做

为了完成目标,要采取的方法,步骤和措施。

提高服务质量和入住环境将入住率提高5个百分点;举办特色活动,吸引人员入住,将入住率提高15个百分点;在西部地区新开一家分店。

4.是否已经达到了既定的目标

完成之后的结果是否和要实现的目标相符合。

第一步达成,第二步和第三步正在进行。利润已有30万元。

5.什么时候完成

完成目标的期限和每一步计划所需的时间。

第一步争取在月初完成,第二步和第三步争取在月中完成。

(3)检查计划,发现问题、解决问题

计划初步完成后,只是一个草案,为了进一步完善计划,确定计划的可执行性,管理者还需要仔细检查计划,列出实现计划会遇到的所有问题。这个过程可以让员工参与进来,听取他们的建议和执行计划中遇到的问题。找到问题后,就要找到相应的解决方法完善计划。

(4)计划确定,做好时间安排

通过交流和检查,确定最终的计划并将之书面化,然后开始实施。在实施计划过程中要根据实际情况时刻的对计划进行检查和调整,让计划更加符合实际情况,能更好的通过计划完成任务。在做好了计划后,就是对每一步计划,每一天要完成的计划进行时间规划和管理。时间管理可以用一个每日工作记录表来进行管理,如下图所示。

每日工作记录表

姓名:年月日

工作

开始时间

使用时间

计划完成进度

重要事件

一天评语

当然,除了工作记录表这个方法,还可以用比如每天记日记这样的方法来对自己的时间进行管理。或者将自己每天必须要做哪些事情(具体事情和具体完成时间)写在便签上,贴在自己办公桌醒目的位置,时刻提醒自己。


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